معرفی سیستم بایگانی دیجیتال

امروزه اسناد ، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مدیریت اسناد در اولیت کاری تمامی شرکتها ، سازمانها و ارگانها کاملا احساس شده است

از جمله مهترین مشکلات وضع موجود بایگانی های کاغذی عبارتند از :

  • حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود
  • اشغال بیش از حد فضای فیزیکی جهت نگهداری مستندات
  • عدم دسترسی سریع و آسان ، دقیق و به موقع به اطلاعات مورد نیاز در مستندات
  • کاهش ارزش مستندات به دلیل عدم در دسترس بودن به موقع آنها
  • روند "مدیریت اسناد" پروسه ای بلند مدت و طولانی است. از این رو "آرشیو الکترونیک” به ذخیره‌سازی، محافظت و امکان دسترسی به اسناد الکترونیک می پردازد. بنابراین آرشیو دیجیتال آرشیوی است که اسناد الکترونیک به منظور حفاظت و نگهداری دائمی در مخزن ویژه و طی شرایط استاندارد ، نگهداری می‌شوند

    از جمله پیش نیازهای ضرورت توسعه و ورود به سازمان و دولت الکترونیک عبارت است از :

    • ایجاد سازمان الکترونیک
    • رویکرد ارائه عمده خدمات و اطلاعات مکتوب روی بستر فناوری ارتباطات
    • لزوم مشاهده مندرجات اسناد موجود سازمانها در هنگام ارائه بسیاری از درخواستها

    که این مهم با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن اطلاعات موجود در اسناد بایگانی کاغذی ، بکارگیری و استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ، مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک (بایگانی دیجیتال) به سازمان ها توصیه می شود

    مزایای استفاده از آرشیو الکترونیک :

  • افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات اسناد
  • کنترل سریع و آسان اسناد
  • صرفه جویی در کاغذ و فضا
  • کاهش هزینه های سرمایه گذاری و عدم نیاز به توسعه فضاهای بایگانی کاغذی
  • عدم نیاز به افزایش نیروی انسانی
  • عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو
  • افزایش امنیت اطلاعات و اسناد
  • تهیه نسخ پشتیبان از اسناد با کمترین هزینه ممکن
  • نقل و انتقال آسان و راحت اسناد (تبادل اسناد در سازمان و دولت الکترونیک)
  • امکان دسته بندی و جستجو سریع
  • مشخص کردن و رفع نواقص پرونده ها
  • جلوگیری از بهم ریختگی اسناد کاغذی
  • تهیه گزارشهای متنوع از اسناد
  • دسترسی کاربران در هر لحظه به اسناد با تعیین حقوق دسترسی مناسب
  • افزایش ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد
  • حفظ و پاکیزگی محیط زیست


  •  

    اهداف این سیستم به شرح ذیل می باشد :

    • پدافند غیر عامل و مقابله با حوادث غیر قابل پیش بینی
    • سازمان الکترونیک و پرونده های الکترونیک
    • بازیابی سریع اسناد و اطلاعات مورد نیاز از سوابق
    • جستجوی دقیق برگ به برگ اسناد سازمان
    • آرشیو انواع اسناد کاغذی و الکترونیک
    • جستجوی عمودی(واحدها) و افقی (سازمان) در پروندها
    • اطمینان در صحت و سلامت اسناد
    • اعمال دسته بندی متنوع بر روی اسناد
    • تجمع کلیه اسناد و بایگانی ها برای مدیران ارشد

     

    وضعیت سرورهای آرشيو الکترونیک و بایگانی دیجیتال

    1. سرور ورود اطلاعات : دائما در حال ورود اطلاعات و درج اسناد جدید است
    2. سرور Redundant : به عنوان جایگزین اطلاعات و برای جستجوی و گزارشات نیز استفاده می گردد.

     

    فازهای خدمات بایگانی دیجیتال :

    شناخت ، معرفی و تجهیز کارگاه1

    شناخت ، معرفی و تجهیز کارگاه

    آماده سازی اسناد2

    آماده سازی اسناد

    تصویر برداری و اسکن اسناد3

    تصویر برداری و اسکن اسناد

    مرتب سازی اسناد4

    مرتب سازی اسناد

    بهینه سازی تصاویر5

    بهینه سازی تصاویر

    تحویل تصاویر به بهره بردار6

    تحویل تصاویر به بهره بردار

    ورورد اطلاعات7

    ورورد اطلاعات

    آموزش و تحویل بایگانی8

    آموزش و تحویل بایگانی